Som udgangspunkt skal kostelever på Esrum Kost- og Friskole have folkeregisteradresse på skolen. Dette fordi det er det mest hensigtsmæssige i forhold til bl.a. læge og tandlægebesøg.
Når en elev flytter ind på Esrum Kost- og Friskole, vil de enten få tildelt et enkeltværelse eller et dobbeltværelse, som de deler med en anden elev. Vurderingen af om en elev skal have eget værelse eller dele værelse med en ”roomie” er alene op til kostafdelingslederen.
Værelset er ved indflytning møbleret med seng, skrivebord, skab, fjernsyn, stol, lys og lamper. Ved indflytning får eleven 1500,- kr. at indrette for og skabe hygge; det kan være til lyskæder, plakater, pyntegenstande eller lignende. Det er elevens kontaktpædagog der i samarbejde med eleven søger for at få gjort værelset rart og hyggeligt.
Ved indflytning får eleverne ligeledes tildelt både dyner, puder, sengetøj og håndklæder. Nogle elever foretrækker at medbringe deres egen dyne, det kan fx være en kugledyne. Dette aftales med kostafdelingslederen ved indskrivning.
Ved indflytning er det væsentligt at gøre opmærksom på, at det forventes at eleven har tilstrækkeligt skiftetøj, sko og personlige ejendele med, til at kunne klare sig den første tid. Dette indbefatter sportstøj, så eleven kan deltage i idrætstimerne.
Så længe eleven bor på kostafdelingen, er udgifter til medicin (almindelig sygebehandling), fritidsaktiviteter og transport dækket. Ligeledes er eleverne dækket af skolens almindelige ansvars- og ulykkesforsikring. I tilfælde af indbrud udefra har vi en forsikring, der dækker elevens ejendele, såfremt der foreligger en kvittering. Indboforsikringen dækker ikke forsvundne ejendele internt i huset, hvorfor det er væsentligt at eleverne husker at låse døren til deres værelse, når ikke de befinder sig på værelset.
Ved udskrivning fra Esrum Kost- og Friskole, træffes der aftale med kostafdelingslederen omkring afhentning af ejendele, og mulighed for at sige pænt farvel til både kammerater og medarbejdere.